smart katalog

Poučení o ochraně osobních údajů uživatelů Městské knihovny v Holešově

Příloha č. 2 ke Knihovnímu řádu Městské knihovny v Holešově

Městská knihovna v Holešov (dále jen knihovna) zpracovává osobní údaje uživatelů ve smyslu Zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon) a je správcem osobních údajů.
Osobním údajem je podle $ 4 Zákona č. 101/2000 Sb. jakýkoliv údaj, který se týká konkrétní osoby, jejíž identitu lze z osobních údajů přímo či nepřímo určit. V podmínkách knihovny to jsou zejména adresní a identifikační údaje uživatelů nebo údaje o jejich výpůjčkách či jiných transakcích.
Knihovna postupuje při zpracování podle zákona, resp. Poučení o ochraně osobních údajů uživatelů, Knihovního řádu a dalších obecně závazných právních předpisů. Osobní údaje jsou zpracovávány vlastními zaměstnanci manuálním a automatizovaným způsobem. Knihovna zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tím účelem ověřuje.

Osobní údaje uživatelů knihovny zpracovává k účelu:

  1. Ochrana majetku pořízeného z veřejných zdrojů, zejména pak knihovního fondu půjčovaného uživatelům absenčně, tedy fondu využívaného uživateli mimo prostory knihovny.
  2. Poskytování kvalitních služeb uživatelům mimo jiné tím, že bude uživatele účinně kontaktovat v případech vymezených Knihovním řádem nebo v případech, že si to uživatel sám vyžádá; povede přesnou evidenci o všech transakcích prováděných ve vztahu k uživateli, zejména o provedených prezenčních výpůjčkách, jejich předmětu, počátku i konci, a o zaměstnancích knihovny, kteří tyto transakce provedli; bude provádět kontroly kvality prováděných služeb a důslednou kontrolu příčin reklamací čtenářů; bude provádět statistické vyhodnocení své činnosti, zejména činnosti výpůjční.
  3. Naplnění povinností uložených knihovně obecně závaznými právními předpisy – zejména Zákonem č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), Zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, Zřizovací listinou Městského kulturního střediska Holešov, přijatou dne 1. ledna 2002.

K výše uvedenému účelu zpracovává knihovna osobní údaje uživatelů v tomto rozsahu:

  1. Základní identifikační údaje uživatele:
    1. jméno a příjmení
    2. adresa bydliště uživatele, tj. místo trvalého pobytu
    3. datum narození
    4. pohlaví uživatele
    5. druh a číslo osobního dokladu, kterým byla ověřena totožnost uživatele a správnost jím uvedených identifikačních údajů, případně stát, který tento doklad vydal, pokud tímto státem není ČR.

Tyto údaje je povinen uživatel uvést a umožnit jejich zpracování knihovnou, pokud chce využívat služeb knihovny v plném rozsahu. Uživatel, který nedá souhlas se zpracováním základních identifikačních údajů, může užívat pouze těch služeb knihovny, které knihovna poskytuje anonymně, tj. některé prezenční služby (prezenční studium fondu uloženého v uživatelských  prostorách). Služby, k jejichž provedení vyžaduje knihovna ze strany uživatele platnou legitimaci knihovny, lze poskytnout pouze uživatelům, kteří souhlasí se zpracováním svých osobních údajů v rozsahu stanoveném touto přílohou Knihovního řádu.
Základní identifikační údaje ověřuje knihovna podle platných osobních dokladů vydaných orgány státní správy a samosprávy k prokázání totožnosti, kterými lze ověřit všechny základní identifikační údaje. U občanů ČR je takovým dokladem občanský průkaz a cestovní pas. Knihovna ověřuje základní identifikační údaje čtenáře při zápisu a dále při změně kteréhokoliv z těchto údajů.
Knihovna dbá z důvodu ochrany knihovních fondů a jejich využití na to, aby nedošlo k několikanásobnému zápisu jednoho uživatele v automatizované síti. Proto před zápisem uživatele provede příslušný pracovník podle dostupných osobních údajů nahledání v databázi, aby tomuto zabránil.

  1. Další kontaktní údaje uživatele (pokud je uživatel uvede)
    1. akademické tituly
    2. kontaktní či přechodná adresa uživatele
    3. další možná spojení na uživatele (telefon, fax, e-mail)

 

  1. Údaje využívané pro statistické účely (pokud je uživatel uvede)
    1. dosažené vzdělání uživatele
    2. současné povolání uživatele
  1. Údaje služební
    1. údaje o vydaných a zrušených legitimacích opravňujících k využívání služeb knihovny
    2. údaje o předmětu, místě a čase provedení, případně i ukončení absenční výpůjčky, rezervace, objednávky formou MVS a MMVS, přihlášení uživatele k počítačové síti a výpůjčními protokolu knihovny prostřednictvím Internetu nebo služeb knihovny
  2. Údaje účetní
    1. údaje o provedených finančních transakcích mezi uživatelem a knihovnou, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech podle $ 11 odst. 1 Zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

 

Osobní údaje uživatele knihovna uchovává:
A) Na originálních písemnostech, což je přihláška uživatele.Tyto přihlášky jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky (zamčené dveře, zamčené archivní skříně, osobní dohled odpovědného zaměstnance). Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s písemnostmi pracují v rámci svých pracovních úkolů stanovených vedoucí knihovny.
B) V počítačových databázích, které dokumentují údaje uživatelů ve výše uvedeném rozsahu a dokumentují změny provedené v těchto datech. Počítačové databáze jsou uloženy ve vyhrazených serverech.Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců. Tento systém ochrany dat je několikastupňový, tedy k přístupu k datům je zapotřebí překonání několika, vždy však alespoň dvou ochranných systémů. Data uložená v počítačových databázích jsou dále chráněna antivirovou ochranou a systémem kopií.
C) Na archivních médiích, která uchovávají stav databází uvedených v bodě B vždy k určitému datu na médiích pro archivaci obvyklých (CD-ROM apod.).

Všichni zaměstnanci knihovny jsou povinni osobní údaje zpracovávat výhradně v rámci pracovní náplně a úkolů, které jim byly stanoveny vedoucí knihovny, ve výše uvedeném rozsahu a účelu a ve shodě s ustanoveními zákona, příslušného Knihovního řádu, Poučení o ochraně osobních údajů uživatelů a dalších závazných předpisů. Zaměstnanci knihovny jsou mimo jiné povinni dbát na správnost zpracovaných osobních údajů a ověřovat je podle dokladů k tomu určených. Zaměstnanci knihovny jsou dále povinni vystříhat se jakéhokoliv jednání, které by mohlo být chápáno jako neoprávněné uveřejňování osobních údajů uživatelů (kupříkladu sdělovat jakékoliv osobní údaje jiné osobě, než která je subjektem údajů nebo jejím zákonným zástupcem) a jednání, které by mohlo vést k neoprávněnému přístupu třetích osob k osobním údajům uživatelů knihovny.
Knihovna zpracovává osobní údaje uživatelů ve výše uvedeném rozsahu od okamžiku, kdy uživatel předá knihovně vyplněnou přihlášku, čímž projeví souhlas se zpracováním svých osobních údajů. Osobní údaje uživatele zpracovává knihovna, dokud s tím uživatel nevysloví písmeně nesouhlas, nebo dokud neuplyne lhůta dvou let od vypršení platnosti jeho legitimace a zároveň lhůta alespoň jednoho roku od vypořádání posledního závazku uživatele vůči knihovně.
Pokud čtenář požádá o ukončení zpracování svých osobních údajů, nebo pokud uplyne výše uvedená lhůta, má se členství uživatele v knihovně za ukončené a knihovna provede likvidaci osobních údajů následujícím způsobem:

  1. Skartace originálních písemností – přihláška uživatel je fyzicky zlikvidována podle Vnitropodnikové směrnice č. 8, archivace účetních písemností, skartační lhůty
  2. Anonymizace údajů v počítačových databázích – jméno, příjmení a adresa bydliště jsou přepsány standardním textovým řetězcem označujícím likvidaci osobních údajů. Takto anonymizované údaje přestávají být údaji osobními a jsou dále používány pouze pro statistické účely.

Uživatel, který má vypořádány všechny své závazky vůči knihovně, může požádat o částečnou likvidaci svých osobních údajů, aniž by při tom musel ukončit své členství v knihovně. Částečnou likvidací se rozumí likvidace některých služebních údajů (údaje o předmětu, místě a čase provedení, případně i ukončení registrované prezenční výpůjčky, rezervace, objednávky formou MVS a MMVS, přihlášení uživatele k počítačové síti a výpůjčnímu protokolu knihovny prostřednictvím Internetu nebo služeb knihovníka, jejichž uchování již není potřebné. Za nepotřebné se mají údaje o transakcích, které byly provedeny v kalendářním roce, od jehož konce již uplynula reklamační lhůta 6 měsíců.
Archivní média, která obsahují osobní údaje uživatelů, nelze upravit anonymizací obdobnou jako v případě počítačových bází. Proto je přístup k archivním médiím omezen pouze na zaměstnance knihovny, kteří k tomu byli písemně zmocněni. O každém obnovení dat z archivních médii musí být pořízen písemný protokol. K obnově dat z archivních médií uložených dříve, než 30 dnů před jejich užitím, musí dát písemný příkaz vedoucí knihovny. K využití osobních údajů uložených na takových archivních médiích musí projevit souhlas osoba, jíž se osobní údaje týkají.
V případě porušení povinností knihovny vzniká uživateli nárok na poskytnutí omluvy a opravy údajů. Pokud uživatel zjistí, že došlo k porušení povinností ze strany knihovny, má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů s žádostí o zajištění opatření k nápravě.

V Holešově dne 1. listopadu 2002. Irena Železná, vedoucí knihovny